Un corso di Access adatto a tutti, anche a chi non lo ha mai
visto.
A cosa può servire Access?
Se ti stai chiedendo a cosa potrebbe servirti Access, qui trovi
alcuni TIP che potrebbero farti decidere di volerlo conoscere meglio.
Hai presente il classico schedario con le schede di cartoncino, tipo il
Rolodex della foto in alto? Access è la moderna versione del
famoso Rolodex, lo schedario che avrete forse visto molte volte sulle
scrivanie dei detective nei vecchi telefilm polizieschi.
Il Rolodex per la verità è più sicuro di Access, le schede di cartone
infatti non prendono mai virus, i dati non si perdono a seguito di
errori nostri o del sistema operativo. Ma Access è molto più potente,
capace, flessibile e veloce. Per i nostri archivi potremmo aver bisogno
di decine di migliaia di "schede", nel Rolodex non ci stanno e comunque
non potresti metterle, in un attimo, in ordine alfabetico per nome,
città, attività, ecc... Non potresti estrapolare rapidamente tutte le
schede che corrispondono ai dati che ti interessano, non potresti
stampare report dei tuoi dati.
4 ore per un corso di Access ti sembrano poche? Dipende dal docente.
A molti nostri colleghi ne servono quattro volte di più per
insegnarti qualcosa che, terminato il corso, non riuscirai mai a mettere
in pratica.
So che ti sembrerà impossibile che 4 ore bastino per imparare Access
partendo da zero. E lo so perché ho insegnato per alcuni anni in una
scuola di informatica privata dove il corso base di Access dovevo
farlo durare 24 ore.
Eppure alla fine del corso i partecipanti sapevano fare le stesse
cose che sa fare chi partecipa ai miei corsi individuali di 4 ore. Quale
è allora la differenza?
La differenza principale sta nel fatto che da sempre i corsi
individuali richiedono molto meno tempo dei corsi collettivi, dove di
solito partecipano utenti con diverse esperienze, conoscenze ed
esigenze. Qualcuno riesce tuttavia a far durare molto di più anche i
corsi individuali, costringendo l'utente a svolgere inutili e noiosi
esercizi di inserimento dati, aventi l'unico scopo di allungare i tempi
e, di conseguenza, giustificare meglio il costo del corso.
14 anni di esperienza nell'organizzazione di corsi di formazione
Access all'interno di decine e decine di aziende mi hanno consentito di
capire quali sono le funzioni che servono veramente alla maggioranza
degli utenti e di creare così un esclusivo programma formativo che,
basandosi su esempi concreti ed esercitazioni pratiche, riesce a fornire
(e soprattutto a far recepire) ai partecipanti tutte le informazioni
necessarie per un utilizzo standard di Access.
Esclusivo supporto telefonico gratuito post-corso della durata di
4 mesi.
La prima ora del corso di Access la puoi fare subito, gratis.
Qui di seguito trovi le informazioni che in genere forniamo durante
la prima ora del corso di Access. Lo scopo di darti un'idea precisa di
come vengono trattati gli argomenti nei nostri corsi di Access.
L'unica differenza consiste nel fatto che, essendo tutti i nostri
corsi "dal vivo" personalizzati in funzione del grado di apprendimento
del partecipante, del suo know-how e delle sue esigenze personali,
alcuni argomenti potrebbero essere trattati in modo leggermente diverso
e con una diversa terminologia. Stesso discorso per quanto riguarda la
creazione di un database di esempio.
Introduzione ad Access
Microsoft Access serve essenzialmente per gestire archivi di record;
per inserire, ordinare le informazioni secondo diversi campi,
estrapolare le informazioni secondo molteplici criteri, stampare dei
report riepilogativi delle stesse.
Osserviamo lo schedario a schede di cartone illustrato accanto al
titolo: Access è la versione moderna di questo strumento.
Ogni scheda di cartone è un record di Access, ogni tipo di
informazione contenuta nella scheda è un campo di Access (esempi di nomi
di campi sono: nome, cognome, ragione sociale, telefono, fax, cellulare,
indirizzo, partita iva, data del compleanno o di scadenza di un
contratto, importo del contratto, ecc..).
Il contenuto di un campo è ciò che scriviamo in corrispondenza del
relativo campo: ad esempio "partita IVA" è un nome di campo,
"02842170173" è il contenuto del campo. "Cognome" è un nome di campo,
"Rossini" è il contenuto del campo.
In Access i tipi di campo più usati sono: testo, numerico, valuta,
data, oggetto e memo.
Il campo "cognome" sarà un campo "testo" in quanto conterrà del
testo, il campo "importo" sarà un campo "valuta" o "numerico", il campo
"data di nascita" sarà un campo "data" in quanto conterrà soltanto date.
Il campo "memo" è uno speciale campo riservato alle annotazioni libere.
Contrariamente al campo "testo" che può contenere al massimo 255
caratteri (più che sufficienti per un cognome o una ragione sociale), il
campo "memo" può contenere sino a 65.000 caratteri, ed è quindi
particolarmente adatto per inserire annotazioni lunghe e informazioni
che non sappiamo in quale altro campo inserire (possiamo considerarlo il
retro della scheda di cartone). Supponiamo che la scheda contenga i dati
di un cliente potenziale, sul retro (il nostro campo memo) potremmo ad
esempio scrivere: "non visitare mai il cliente prima delle ore 10 in
quanto si sveglia tardi e fare attenzione alla moglie che non vuole
saperne dei nostri prodotti":)
Questo campo è soggetto però ad alcune limitazioni che vedremo in
seguito.
Nel campo "oggetto" possiamo inserire una fotografia, un disegno, o
un altro oggetto creato con altri programmi.
In un record di Access possiamo inserire al massimo 255 campi e il
numero massimo di caratteri contenuti in ogni record è di 2.000 (esclusi
i campi memo e oggetto).
Nota importante
I campi destinati a contenere numeri che in realtà non sono numeri su
cui eseguire calcoli (esempio i campi CAP, Telefono, Fax, Cellulare,
Partita IVA..) NON DEVONO ESSERE definiti campi "numerici" ma bensì
campi "testo".
Tutti i campi che abbiamo citato sinora (ed i relativi contenuti)
vengono inseriti in una "tabella" di Access. La tabella è quindi
l'equivalente del nostro schedario. In un database di Access possiamo
avere diverse tabelle e metterle poi, come vedremo, in relazione tra di
loro. Ecco perché Access viene definito un "database relazionale".
A cosa serve mettere in relazione più tabelle?
Supponiamo di voler creare un database per gestire le visite e le
telefonate che facciamo ai nostri clienti potenziali o acquisiti. E'
chiaro che in questo caso avremo bisogno di avere almeno 2 tabelle. Se
scrivessimo il tutto sulla scheda del cliente faremmo presto a riempirla
e ci renderebbe inoltre difficile ritrovare le informazioni (esempio:
quali clienti ho contattato il 12/10/2005, e quali mi hanno detto di
ricontattarli dopo un mese?). Questo è un caso tipico in cui Access,
grazie alla possibilità di relazionare più tabelle, ci viene in aiuto.
Vediamo ora alcune idee su come utilizzare Access:
- hai 20.000 libri nella tua biblioteca e ti piacerebbe
catalogarli per poter poi visualizzare e stampare elenchi dei libri
in ordine di argomento, di autore, di ubicazione, di data di
edizione, oppure vorresti visualizzare o stampare l'elenco dei libri
di un certo autore, di un certo genere, acquistati in in determinato
periodo, che hai pagato più di 20 €, che non hai ancora letto, che
ti sono piaciuti, che hai prestato a qualcuno. Inoltre ti piacerebbe
inserire in ogni scheda anche una recensione del libro e magari la
fotografia della copertina.
- vorresti fare le stesse cose con i tuo dischi di musica, CD,
videocassette, dipinti, ecc...
- ti piacerebbe creare un archivio delle le tue ricette di cucina,
dei tuoi ristoranti preferiti, della tua collezione di oggetti
antichi, delle fotografie dei tuoi cari o dei tuoi viaggi.
- vorresti creare un archivio dei tuoi contatti, clienti, amici o
fornitori, inserire nelle loro schede tutto ciò che vuoi ricordarti
di loro, scrivere in ognuna delle schede annotazioni lunghe sino a
65.000 caratteri oppure abbinare ad ogni nominativo tutte la azioni
effettuate, i documenti di Word scritti, i fogli di Excel o le
fotografie che lo riguardano, le fatture, gli ordini, gli acquisti.
- sei un professionista e vorresti memorizzare le prestazioni che
eroghi ai tuoi clienti al fine di poter in seguito emettere
parcelle, ed elaborare sofisticati report e statistiche...
Il nostro corso di Access base ti mette in grado di
fare tutto questo, in sole 4 ore.
Proseguiamo ora con la prima lezione gratuita del corso di Access
Tra poco creeremo una tabella che conterrà l'anagrafica dei clienti,
che chiameremo "clienti" e una tabella che conterrà le azioni fatte sui
clienti (telefonate, visite, trattative, ordini, ecc...) che chiameremo
"azioni effettuate".
Creeremo poi una relazione "UNO A MOLTI" tra la tabella clienti e la
tabella azioni. La relazione "uno a molti" è la più usata in un database
relazionale. Si chiama "uno a molti" perché per OGNI cliente possiamo
avere MOLTE azioni.
La tabella "azioni" che creeremo dopo aver creato la tabella
"clienti" avrà i seguenti campi:
- Codice Cliente (lo stesso che avremo nella tabella "clienti")
- Data del contatto
- Tipo di azione effettuata
- Esito dell'azione (trattativa, ordine, ecc..)
- Data del prossimo contatto
- Persona con cui abbiamo parlato
- Annotazioni (campo MEMO anche qui)
Come puoi notare non c'è alcun campo per il nome del cliente, la
ragione sociale, il telefono, l'indirizzo e altri dati presenti nella
scheda del cliente (tabella clienti). Ed è appunto perché questi dati
sono già presenti nella tabella "clienti" che NON è necessario ripeterli
nella tabella delle "azioni".
Grazie alla relazione UNO A MOLTI che faremo tra le tue tabelle ci
sarà possibile visualizzare o stampare comunque questi dati anche se
nella tabella "Azioni" non ci sono. In altre parole non ci sono perché
non servono; costituirebbero una inutile ripetizione e ci richiederebbe
più tempo e attenzione inserire i dati.
Bene, si parte: apriamo Access ed iniziamo a lavorare
Appena aperto, Access presenta una finestra grigia, vuota,
disarmante. Se siamo abituati a Word o Excel ci rimaniamo male. Niente
panico; scegliamo dalla barra superiore del menu: FILE -> NUOVO ->
Database vuoto. Ci verrà proposto di salvarlo con il nome db1.mdb,
diamogli invece un nome più autoesplicativo, chiamiamolo "azioni sui
clienti" e facciamo clic sul pulsante "CREA".
Apparirà una finestra con i vari oggetti di Access. Prima di creare
qualsiasi altro oggetto dovremo creare la prima tabella. Scegliamo "Crea
tabella in visualizzazione struttura". Apparirà una tabella con una
griglia (nome campo, tipo di dati, descrizione).
Digitiamo come nome del primo campo: "codicecliente" (senza spazi),
come tipo scegliamo "testo" e come descrizione digitiamo "Codice
Cliente" (nella descrizione gli spazi possiamo metterli).
Nella parte inferiore della tabella noterai una lista di dati, in
corrispondenza del primo (dimensione campo) troverai 50. Siccome il
codice cliente sarà di 4 o 5 caratteri, digitiamo 5 al posto di 50.
In corrispondenza di Etichetta (la quarta voce che vedi) digita ciò
che hai già digitato come descrizione del campo è cioè "Codice Cliente".
Per evitare di riscrivere puoi anche fare copia/incolla di ciò che avevi
già digitato nella descrizione (CTRL/C e CTRL/V).
Ignora per ora le altre informazioni e passa a definire il secondo
campo. Sotto codicecliente digita ragionesociale (tipo di campo TESTO) e
come descrizione scrivi Ragione Sociale. Lascia pure a 50 la
dimensione del campo. Digita o copia in corrispondenza della voce
"Etichetta": Ragione Sociale.
Utilizzando la stessa procedura creiamo alcuni altri campi che ci
servono: indirizzo, cap, citta, (senza accento), provincia, telefono
(tipo campo TESTO, non NUMERICO, ricordatelo), cellulare, professione.
Per ora salviamo la tabella senza inserire ulteriori campi. Per
salvare chiudere la tabella con la X e quando ti chiede se vuoi salvare
le modifiche confermi e alla richiesta del nome che vuoi assegnare alla
tabella, digita clienti.
Ecco, ora avete un'idea precisa di come sono i nostri corsi e
perché tutti i partecipanti riescono ad imparare.
Programma del nostro corso Access di 4 ore
Programma del corso Access 2003, 2007
- capire quando usare Excel e quando invece Access per gestire
degli archivi di dati
- creare tabelle relative all'anagrafica clienti, alle prestazioni
effettuate o alle fatture emesse
- porre in relazione tra loro le tabelle di Access al fine di
risparmiare digitazione e tempo
- creare query che includono i campi delle varie tabelle, ed
effettuare interrogazioni
- creare sofisticate maschere per l'inserimento dei dati, dotate
di caselle di selezione
- creare maschere per l'inserimento e la consultazione, dotate di
sottomaschere
- creare query di aggiornamento, di modifica e di selezione
interattiva o prestabilita
- creare report di stampa riassuntivi basati sulle query di
selezione interattiva
- creare tabelle per gestire nominativi, libri, riviste, articoli,
prestazioni, spese, vendite
- esportare i dati presenti in una tabella o query in Excel, per
analizzarli e creare grafici
- utilizzare i nominativi presenti in Access per stampare
circolare personalizzate con Word
- fare altre operazioni
Benefici esclusivi per i partecipanti al corso
- Tutti i partecipanti hanno diritto al supporto gratuito
telefonico e via E-Mail per4 mesi.
- I corsi di Access si svolgono di norma presso il domicilio degli
utenti o dell'Azienda cliente.
- Nessun spostamento da parte degli utenti e massima flessibilità
di orario.
- Il calendario dei corsi di Access viene concordato con il
cliente o con i singoli partecipanti.
Note:
I corsi di Access organizzati da Corsi Office sono corsi base e
quindi non richiedono prerequisiti particolari. E' preferibile comunque
una conoscenza minima di Excel e Word. Alla fine del corso i
partecipanti saranno in grado di creare applicazioni con tabelle
relazionate, pur senza scrivere una sola riga di programma (niente
visual basic, moduli o macro) ma semplicemente utilizzando le funzioni
base previste da Access (tabelle, query, maschere e report). I corsi di
Microsoft® Access vengono tenuti anche a domicilio aziendale o privato
nelle seguenti province della Lombardia: Milano, Bergamo, Varese, Como,
Cremona, Mantova, Brescia, a Verona e in Svizzera, a Lugano.
Costo: Euro 495,00 + rimborso spese viaggio - eventuali
sconti promozionali.
Frank Bettger, l'autore del famoso libro "come si diventa un
venditore meraviglioso", scritto a metà del secolo scorso e edito da
Longanesi (vedi qui)
scoprì come triplicare le vendite grazie ad un uso razionale del suo
schedario delle visite. Oggi Bettger non userebbe le sue schede di
cartone; userebbe Microsoft Access.
Cosa non si impara in questo corso di Access
In questo corso non imparerete a:
- programmare
- creare routine in Visual Basic
- creare macro
- creare procedure con menu, pulsanti, ecc..
Costiamo di più, ma mettiamo chiunque in condizione di capire.
sito web:
studio viasetti - brescia - milano - bergamo - verona
